Przed Tobą współpraca z zespołem programistycznym? Poznaj specyfikę najpopularniejszych modeli rozliczeń: transparentnego i elastycznego Time & Materials oraz Fixed Price – wariantu sprawdzającego się w małych projektach IT ze ściśle określonymi wymaganiami, budżetem i terminem. Pomagamy podjąć świadomą decyzję i wybrać rozwiązanie nie tylko dopasowane do Twoich potrzeb i możliwości, ale przede wszystkim najefektywniejsze kosztowo.
Po lekturze tego przewodnika, będziesz wiedzieć:
- jak działają modele Fixed Price i Time & Materials,
- jakie są wynikające z nich korzyści i ryzyka,
- kiedy najlepiej stosować dany wariant.
Co to znaczy Fixed Price?
W modelu Fixed Price (“niezmienna cena”) całkowity koszt projektu znasz jeszcze przed podpisaniem umowy. Cena jest zazwyczaj ustalana na podstawie z góry określonych wymagań oraz harmonogramu prac. Dzięki temu można zaplanować przebieg wszystkich prac etap po etapie i obliczyć ilość czasu potrzebnego na realizację projektu.
W tym modelu dokładnie wiesz, ile zapłacisz za wykonany projekt i możesz uwzględnić konkretną kwotę w swoich kalkulacjach. Jeśli masz do realizacji niewielki projekt lub część projektu ze ściśle sprecyzowanymi oczekiwaniami co do funkcji i wyglądu oprogramowania, a budżet i termin jego uruchomienia są sztywno określone, to ustalenie odgórnej ceny (czyli właśnie „fixed price”) może być dobrym pomysłem.
Fixed Price – zalety i wady
Zaletą Fixed Price jest przewidywalność, ponieważ w tym modelu z góry znasz budżet i zakres prac. Dzięki temu możesz ograniczyć liczbę zmian wprowadzanych w trakcie realizacji projektu. Odbierasz gotowy projekt i oszczędzasz czas przeznaczony na udział w pracach zespołu.
Minusy? Każdy odpowiedzialny software house przedstawi cenę nieco przekraczającą przewidywane koszty wykonania projektu. Dlaczego? Otóż wykonawca musi uwzględnić tzw. zapas, aby w razie nieprzewidzianych komplikacji uniknąć obniżenia jakości produktu i zadbać o dostarczenie takiego rozwiązania, które zaspokoi potrzeby klienta. Tak więc cena, choć znana z góry, wcale nie musi być dla Ciebie najkorzystniejsza.
Kolejną wadą jest ryzyko wynikające z konieczności określenia wszystkich wymagań projektowych na samym początku. W celu oszacowania kosztu projektu przed jego rozpoczęciem zazwyczaj sporządzana jest drobiazgowa specyfikacja. Przeprowadzenie tak szczegółowej analizy jest czasochłonne. Dodatkowo na czas jej realizacji może wpływać m.in. to, jak sprawnie przekazujesz wykonawcom niezbędne dostępy czy odpowiedzi na dodatkowe pytania.
Może być też tak, że już w trakcie realizacji zlecenia konieczne będzie wprowadzenie zmian, które nie zostały uwzględnione w początkowych założeniach. Dodawanie kolejnych funkcji i zmian oznacza modyfikację specyfikacji i – w rezultacie – zwiększenie początkowego kosztorysu. Kiedy okazuje się, że cena projektu znacznie przekracza zakładany budżet, konieczne może być okrojenie zakresu kosztem istotnych zmian. To wszystko może niestety wpływać na obniżenie finalnej jakości produktu lub usługi.
Jeśli wykonawca bazuje na nietrafionej specyfikacji, model Fixed Price może generować nadmierne koszty. Dodatkowych wydatków można uniknąć, decydując się od razu na model Time & Materials. W podjęciu właściwej decyzji warto zaufać opinii doświadczonego software house’u.
Zalety Fixed Price:
Wady Fixed Price:
Time & Materials – co to takiego?
W modelu Time & Materials (“czas i zasoby”) płacisz wyłącznie za faktycznie wykonaną pracę i użyte zasoby (np. koszt niezbędnych licencji, konsultacje eksperckie w obszarze dostępności oprogramowania dla osób z niepełnosprawnościami, czas poświęcony na szkolenie Twojego zespołu z obsługi nowo powstałego systemu itp.).
Time & Materials najczęściej stosowany jest w przypadku wymagających i złożonych projektów, w których trudno jest ustalić dokładny wymiar i zakres prac. Ten model zakłada współpracę w oparciu o stawkę godzinową czy dzienną oraz poniesione koszty zewnętrznych usług i narzędzi. Rozliczenia dokonuje się pod koniec ustalonego w umowie okresu, zazwyczaj na podstawie sporządzonego raportu czasowego.
Time & Materials – zalety i wady
Główne zalety Time & Materials to elastyczność i opłacalność. W trakcie realizacji powstający produkt jest Ci systematycznie przedstawiany, dzięki czemu możesz weryfikować postęp prac software house’u i wprowadzać poprawki w projekcie na bieżąco, bez konieczności renegocjacji warunków umowy. Takie działanie umożliwia swobodne sterowanie budżetem i sprawną realizację poszczególnych etapów projektu, a co za tym idzie – oszczędność.
Co równie ważne, przy sprawnej akceptacji kolejnych etapów projektu można go zakończyć przed zakładanym terminem. Taki model będzie dla Ciebie korzystniejszy, jeśli nie masz sprecyzowanych wymagań projektowych lub przewidujesz, że założenia mogą się dynamicznie zmieniać wraz z rozwojem produktu.
Mniejsze koszty i możliwość wprowadzania zmian w razie potrzeby to niewątpliwa przewaga modelu Time & Materials nad Fixed Price. Czy w modelu Time & Materials coś może pójść nie tak? Ze względu na dużą swobodę, model ten sprzyja wprowadzaniu zbyt wielu zmian, co może skutkować przekroczeniem zakładanego na początku terminu i budżetu. Wymaga także zaangażowania w przebieg realizacji zlecenia – co może być czasochłonne. Aby model Time & Materials był opłacalny, potrzebny jest udział osoby kompetentnej, która będzie sprawowała nadzór nad budżetem oraz pracami software house’u.
Zalety Time & Materials:
Wady Time & Materials:
Co wybrać? Podsumowanie
Skuteczność obu modeli – Time & Materials oraz Fixed Price – zależy od charakteru projektu i zasobów, którymi dysponujesz. Kiedy decydujesz się na konkretne rozwiązanie, weź pod uwagę czynniki takie jak: uwarunkowania biznesowe, specyfika projektu, zasoby wewnętrzne Twojej firmy oraz warunki oferowane przez konkretny software house.
Model Fixed Price warto zastosować, kiedy Twój projekt ma nieprzekraczalny termin realizacji i jasno określony efekt końcowy. Dobrze sprawdzi się on, gdy już na początku jesteś w stanie przygotować harmonogram i zakres prac do wykonania, a także współpracujesz z doświadczonym software housem, który jest w stanie przygotować jasną i uczciwą wycenę.
Model Time & Materials sprawdzi się, kiedy planujesz niestandardowy, długoterminowy projekt, który dodatkowo nie ma jasno określonego zakresu prac ani daty zakończenia. Time & Materials to dobry wybór, kiedy spodziewasz się wprowadzania zmian w trakcie realizacji projektu i zależy Ci na elastycznym podejściu oraz szybkim rozpoczęciu pracy, bez długich ustaleń i negocjacji. W przypadku tego modelu, warto mieć w swoim zespole kompetentną osobę, która będzie na bieżąco komunikować się z wykonawcą.
Na koniec najważniejsze: czasem wcale nie trzeba wybierać między modelem Time & Materials i Fixed Price. Można spróbować połączyć obie opcje: główną część prac wykonać w modelu Fixed Price, a rozwój projektu zlecić w Time & Materials.
Potrzebujesz wsparcia w wyborze modelu rozliczenia? Zadzwoń na +48 22 120 17 00 i opowiedz nam o swoim projekcie.
